--- title: Onboarding – FK Sportwerk intern --- ![FK Sportwerk](https://onboarding.fksportwerk.de/hubfs/branding/fksw-logo.jpg)  **ONBOARDING** · Mitarbeiter-Setup ## Anmelden Kürzel + PIN (vom Begleiter vergeben). Nach dem ersten Login bitte die PIN unter „Meine Daten“ ändern. KürzelPIN Anmelden # Onboarding von 0 % **So funktioniert die Seite:** Die Schritte 01–09 in dieser Reihenfolge durchgehen. Punkte mit (automatisch) prüft HubSpot selbst; die anderen hakt der Mitarbeiter bzw. Begleiter ab. Bei 100 % ist das Onboarding abgeschlossen (Datum wird gespeichert). Screenshots zu jedem Schritt liegen in HubSpot → Dateien → Ordner „onboarding“ (Dateiname `NN-…png`, NN = Schrittnummer) und erscheinen hier automatisch. [01 Google-Workspace-Konto (Business Plus)](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s01)[02 Sipgate business L — Mobilnummer + Apps](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s02)[03 HubSpot-Benutzer einladen](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s03)[04 HubSpot-Profil: Foto, Telefon, Postfach, Kalender](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s04)[05 Meeting-Links: Telefonat + Online-Präsentation (Google Meet)](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s05)[06 E-Mail-Signatur im HubSpot-Profil](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s06)[07 Apps auf dem Smartphone](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s07)[08 Wissen: Produkt und Prozesse](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s08)[09 Testlauf](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#s09)[Meine Daten](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#daten)[Meine Signatur](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#signatur)[Begleiter](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding#begleiter) 01 ## Google-Workspace-Konto (Business Plus) **Admin (CR)** · ca. 10 Min 1. **admin.google.com** → Verzeichnis → **Nutzer** → **Neuen Nutzer hinzufügen**: Vorname, Nachname, primäre E-Mail `vorname@fksportwerk.de` (kleingeschrieben, ohne Umlaute), Organisationseinheit „FK Sportwerk“. Passwort **automatisch generieren** und „Passwort beim nächsten Login ändern“ aktivieren → Hinzufügen. Lizenz Business Plus wird automatisch zugewiesen (prüfen unter Nutzer → Lizenzen). 2. Nutzer öffnen → **Gruppen** → Mitgliedschaften hinzufügen: je nach Rolle `info@`, `vertrieb@`, `vereine@`, `marketing@` (Projektleitung/Vertrieb), `support@`/`grafik@` (Grafik), `buchhaltung@` (nur Buchhaltung). Diese Gruppen landen in den HubSpot-Postfächern (siehe Schritt 04). 3. Zugangsdaten sicher übergeben (persönlich/Telefon, nicht per Mail an Dritte). Der Mitarbeiter meldet sich an, setzt sein Passwort und richtet die **2-Schritt-Verifizierung** ein (Google-Konto → Sicherheit). 4. Gmail öffnen, Signatur ist NICHT in Gmail zu pflegen (Mails laufen über HubSpot) — Gmail dient für interne Mails und als verknüpftes Postfach. 02 ## Sipgate business L — Mobilnummer + Apps **Admin (CR) + Mitarbeiter** · ca. 20 Min 1. **Admin:** **app.sipgate.com** → Konto → **Nutzer** → Nutzer hinzufügen: Name + Google-Adresse als Login → Einladung senden. Dann **Rufnummern**: Sipgate-Mobilnummer (01579…) dem Nutzer zuweisen; SIM/eSIM bestellen bzw. vorhandene zuweisen (Konto → Mobilfunk → SIM-Karten). 2. **Mitarbeiter:** Einladung annehmen, **sipgate-App** auf dem Smartphone installieren (iOS/Android), anmelden, eSIM/SIM aktivieren, Test-Anruf raus und rein. Mailbox-Ansage einsprechen (App → Mailbox). 3. **HubSpot-Verknüpfung (jeder Nutzer selbst):** HubSpot → Marketplace → App **„sipgate“** (einmal fürs Konto installiert) → danach HubSpot → Profil & Einstellungen → **Anrufe** → Anrufanbieter **sipgate** wählen → mit sipgate-Login verbinden → in HubSpot am Kontakt „Anrufen“ testen: Anruf klingelt auf dem Handy/Softphone, Protokoll landet am Kontakt. 4. **Mobilnummer eintragen:** unten im Bereich „Meine Daten“ (schreibt ins Mitarbeiter-Objekt → Signatur, Termin-Seite, Kunden-Mails). 03 ## HubSpot-Benutzer einladen **Admin (CR)** · ca. 5 Min 1. HubSpot → Einstellungen → **Benutzer & Teams** → **Benutzer erstellen** → E-Mail (Google-Adresse) → **Seat: Sales Hub Professional** (nötig für Sequenzen, Meetings, Postfach) → Berechtigungsvorlage „Vertrieb“ (Kontakte/Unternehmen/Deals/Tickets bearbeiten, Website-Seiten nur ansehen; Grafik zusätzlich „Website-Seiten: Veröffentlichen“) → Team **Vertrieb** → Einladung senden. 2. Mitarbeiter nimmt die Einladung an (Login mit Google) und installiert die **HubSpot-App** auf dem Smartphone. 3. Prüfung unten: „HubSpot-Benutzer existiert“ springt automatisch auf ✓, sobald der Benutzer als Owner sichtbar ist. 04 ## HubSpot-Profil: Foto, Telefon, Postfach, Kalender **Mitarbeiter** · ca. 15 Min 1. **Foto:** quadratisch, mind. 600 px, neutraler Hintergrund → an den Admin, der es in HubSpot → **Dateien → Ordner „team“** als `.jpg` ablegt (z. B. `regina.jpg`). Dasselbe Bild als Profilbild: Profilbild oben rechts → **Profil & Einstellungen → Allgemein → Profil** → Bild hochladen, **Telefon = Sipgate-Mobilnummer**. 2. **Persönliches Postfach:** Profil & Einstellungen → **Allgemein → E-Mail → „E-Mail-Konto verknüpfen“** → Google → eigene Adresse → **Protokollierung** und **Tracking** einschalten. ⚠ Nur die eigene Adresse — Gruppen (info@ …) sind bereits als Team-Postfächer angebunden, niemals eine Gruppe persönlich verknüpfen. 3. **Google-Kalender:** Profil & Einstellungen → **Allgemein → Kalender → „Kalender verbinden“** → Google → bestätigen. Ab jetzt sperrt HubSpot belegte Zeiten in der Terminbuchung und trägt gebuchte Termine ein. 05 ## Meeting-Links: Telefonat + Online-Präsentation (Google Meet) **Mitarbeiter** · ca. 10 Min 1. Einmalig fürs Konto (Admin, falls noch nicht geschehen): Marketplace → App **„Google Meet“** verbinden. 2. HubSpot → **Sales → Meetings → Meeting-Link erstellen** → „Einzelperson“ → Name **„Telefonat 15 Min“** → Dauer 15 Min → Ort: **Telefon** (Formularfeld Telefonnummer = Pflicht) → Verfügbarkeit (z. B. Mo–Fr 9–17 Uhr, Puffer 15 Min) → Bestätigungs-E-Mail: Text aus der Vorlage (unten) → Speichern → **Link kopieren**. 3. Zweiter Link: **„Online-Präsentation 30 Min“** → Dauer 30 Min → Ort/Videokonferenz: **Google Meet** → gleiche Verfügbarkeit → Speichern → Link kopieren. 4. Beide Links unten unter „Meine Daten“ eintragen → sie erscheinen sofort auf der Termin-Auswahlseite `vereine.fksportwerk.de/termin?abs=`, in der Signatur und in allen Kunden-Mails. **Vorlage Bestätigungstext für beide Meeting-Links (Reiter „Automatisierung“)** ``` Betreff: Ihr Termin mit FK Sportwerk ist bestätigt – , Guten Tag , vielen Dank — unser Termin steht: um (). Telefonat: Ich rufe Sie unter Ihrer angegebenen Nummer an. Online-Präsentation: Der Google-Meet-Link steht in der Kalendereinladung — ein Klick genügt, keine Installation nötig. Thema: die neue Spielstandanzeige beim und die Werbefläche, die zu passt. Die Tafel vorab: Sollte etwas dazwischenkommen, verschieben Sie den Termin über den Link in der Einladung oder schreiben mir kurz per WhatsApp. Sportliche Grüße · Projektleitung · FK Sportwerk · Mobil ``` Die HubSpot-eigene Erinnerung am Vortag im Meeting-Link **ausschalten** — die gestaltete Erinnerung kommt automatisch per Workflow. 06 ## E-Mail-Signatur im HubSpot-Profil **Mitarbeiter** · ca. 3 Min 1. Unten in der Karte **„Meine Signatur“** auf **„Signatur markieren & kopieren“** klicken (alternativ in den gestrichelten Kasten klicken, ⌘A, ⌘C). 2. HubSpot → Profilbild oben rechts → **Profil & Einstellungen → Allgemein → E-Mail → Signatur bearbeiten** → ins Feld klicken → **⌘V** → Speichern. 3. Kommt nur Text an (ohne Foto/Logo): **„HTML anzeigen“** → Code kopieren → im Signatur-Editor auf **„\ HTML“** umschalten → einfügen → Speichern. 4. Testmail an die eigene Adresse senden (Kontakt öffnen → E-Mail) und prüfen: Foto, Mobil, WhatsApp, Termin-Link, Logo. HubSpot hängt die Signatur ab jetzt automatisch unter jede 1:1-Mail (auch Sequenzen). 07 ## Apps auf dem Smartphone **Mitarbeiter** · ca. 10 Min - **HubSpot** (Kontakte, Anrufe protokollieren, Aufgaben, Posteingang) — Login mit Google. - **sipgate** (Telefonie über die Mobilnummer) — siehe Schritt 02. - **Google Workspace**: Gmail, Kalender, Drive — Konto hinzufügen. - **WhatsApp Business** folgt zentral über die Firmennummer (Meta-Setup) — bis dahin läuft WhatsApp über die Sipgate-Mobilnummer (Link in Signatur/Mails). 08 ## Wissen: Produkt und Prozesse **Mitarbeiter** · ca. 60 Min - **Produkt:** [Technik](https://www.fksportwerk.de/technik?hsLang=de) · [Für Vereine](https://www.fksportwerk.de/vereine?hsLang=de) · [Für Sponsoren](https://www.fksportwerk.de/sponsoren?hsLang=de) · Beispiel-Landingpage [FC Kirchhausen](https://vereine.fksportwerk.de/fc-kirchhausen?hsLang=de) (Satzspiegel, Preise, Buchung). - **Prozesse:** [Projektsetup je Verein](https://projektsetup.fksportwerk.de?hsLang=de) (Verein anlegen → Projekt → Landingpage → Kontakte importieren → Sequenz → Mail-Vorlagen) · Buchung & Zahlung (Direktbuchung oder mit Kürzel + PIN, Stripe Einmal/Raten, Rechnung automatisch aus Lexware) · Drucksatz-Tickets (Stufen 1–9, Kundenupload, Freigabe) · Lifecycle-Mails (Status monatlich, Start, Verlängerung). - **Dokumentation:** [doku.fksportwerk.de](https://doku.fksportwerk.de?hsLang=de) (im Aufbau). 09 ## Testlauf **Mitarbeiter + Begleiter** · ca. 20 Min 1. Testkontakt `admin+sequenztest@fksportwerk.de` öffnen (Akquise-Felder sind gesetzt) → Kontaktinhaber auf dich stellen. 2. Sequenz „Kaltakquise“ mit deinen Vorlagen starten → Mail 1 im Testpostfach prüfen (Design, Signatur, Links). 3. Über `vereine.fksportwerk.de/termin?abs=` einen Termin buchen → Bestätigungs-Mail im Design (2 Min) prüfen; Kalendereintrag in Google prüfen. 4. Aus HubSpot anrufen (sipgate) → Protokoll am Kontakt prüfen. Danach Sequenz beenden, Termin absagen. ## Meine Daten (Mitarbeiter-Objekt) Diese Werte speisen Signatur, Termin-Seite, Kontaktblöcke in Kunden-Mails und die Projektsetup-Vorlagen. Sipgate-Mobilnummer Neue PIN (4 Ziffern, optional) Meeting-Link „Telefonat 15 Min“ Meeting-Link „Online-Präsentation 30 Min (Google Meet)“ Speichern ## Meine Signatur Schritt 06: markieren & kopieren → HubSpot → Profil & Einstellungen → Allgemein → E-Mail → Signatur → ⌘V → Speichern. Signatur markieren & kopieren HTML anzeigen ## Begleiter-Bereich Für den, der das Onboarding begleitet (i. d. R. Admin). Neuen Mitarbeiter anlegen = Mitarbeiter-Objekt mit Start-PIN; danach gibt es Zugang zu dieser Seite, zur Buchungsseite (CRM-Modus) und zum Projektsetup. Name E-Mail (@fksportwerk.de) Kürzel (2–4 Buchstaben) Rolle Start-PIN (4 Ziffern) Mitarbeiter anlegen ### Alle Mitarbeiter — Stand | Kürzel | Name | Rolle | Fortschritt | Abgeschlossen | | --- | --- | --- | --- | --- | **Begleiter-Checkliste (Reihenfolge):** 01 Google-Konto + Gruppen → 02 Sipgate-Nutzer + Nummer → 03 HubSpot-Benutzer (Seat) → hier Mitarbeiter anlegen (Start-PIN) → Zugangsdaten übergeben → Mitarbeiter arbeitet 04–09 selbst durch → Begleiter prüft Testlauf (09) und Fortschritt hier.