Kürzel + PIN (vom Begleiter vergeben). Nach dem ersten Login bitte die PIN unter „Meine Daten“ ändern.
Onboarding von
0 %
So funktioniert die Seite: Die Schritte 01–09 in dieser Reihenfolge durchgehen. Punkte mit (automatisch) prüft HubSpot selbst; die anderen hakt der Mitarbeiter bzw. Begleiter ab. Bei 100 % ist das Onboarding abgeschlossen (Datum wird gespeichert). Screenshots zu jedem Schritt liegen in HubSpot → Dateien → Ordner „onboarding“ (Dateiname NN-…png, NN = Schrittnummer) und erscheinen hier automatisch.
admin.google.com → Verzeichnis → Nutzer → Neuen Nutzer hinzufügen: Vorname, Nachname, primäre E-Mail vorname@fksportwerk.de (kleingeschrieben, ohne Umlaute), Organisationseinheit „FK Sportwerk“. Passwort automatisch generieren und „Passwort beim nächsten Login ändern“ aktivieren → Hinzufügen. Lizenz Business Plus wird automatisch zugewiesen (prüfen unter Nutzer → Lizenzen).
Nutzer öffnen → Gruppen → Mitgliedschaften hinzufügen: je nach Rolle info@, vertrieb@, vereine@, marketing@ (Projektleitung/Vertrieb), support@/grafik@ (Grafik), buchhaltung@ (nur Buchhaltung). Diese Gruppen landen in den HubSpot-Postfächern (siehe Schritt 04).
Zugangsdaten sicher übergeben (persönlich/Telefon, nicht per Mail an Dritte). Der Mitarbeiter meldet sich an, setzt sein Passwort und richtet die 2-Schritt-Verifizierung ein (Google-Konto → Sicherheit).
Gmail öffnen, Signatur ist NICHT in Gmail zu pflegen (Mails laufen über HubSpot) — Gmail dient für interne Mails und als verknüpftes Postfach.
02
Sipgate business L — Mobilnummer + Apps
Admin (CR) + Mitarbeiter · ca. 20 Min
Admin:app.sipgate.com → Konto → Nutzer → Nutzer hinzufügen: Name + Google-Adresse als Login → Einladung senden. Dann Rufnummern: Sipgate-Mobilnummer (01579…) dem Nutzer zuweisen; SIM/eSIM bestellen bzw. vorhandene zuweisen (Konto → Mobilfunk → SIM-Karten).
Mitarbeiter: Einladung annehmen, sipgate-App auf dem Smartphone installieren (iOS/Android), anmelden, eSIM/SIM aktivieren, Test-Anruf raus und rein. Mailbox-Ansage einsprechen (App → Mailbox).
HubSpot-Verknüpfung (jeder Nutzer selbst): HubSpot → Marketplace → App „sipgate“ (einmal fürs Konto installiert) → danach HubSpot → Profil & Einstellungen → Anrufe → Anrufanbieter sipgate wählen → mit sipgate-Login verbinden → in HubSpot am Kontakt „Anrufen“ testen: Anruf klingelt auf dem Handy/Softphone, Protokoll landet am Kontakt.
Mobilnummer eintragen: unten im Bereich „Meine Daten“ (schreibt ins Mitarbeiter-Objekt → Signatur, Termin-Seite, Kunden-Mails).
03
HubSpot-Benutzer einladen + Mitarbeiter anlegen
Admin (CR) · ca. 5 Min
HubSpot → Einstellungen → Benutzer & Teams → Benutzer erstellen → E-Mail (Google-Adresse) → Seat: Sales Hub Professional (nötig für Sequenzen, Meetings, Postfach) → Berechtigungsvorlage „Vertrieb“ (Kontakte/Unternehmen/Deals/Tickets bearbeiten, Website-Seiten nur ansehen; Grafik zusätzlich „Website-Seiten: Veröffentlichen“) → Team Vertrieb → Einladung senden.
Mitarbeiter nimmt die Einladung an (Login mit Google) und installiert die HubSpot-App auf dem Smartphone.
Begleiter legt den Mitarbeiter unten im Begleiter-Bereich an (Kürzel, Name, E-Mail, Rolle, Sipgate-Mobilnummer, Start-PIN) — damit sind „Rolle gesetzt“ und „Mobilnummer eingetragen“ erfüllt; nachträglich änderbar in HubSpot → Objekt Mitarbeiter.
Prüfung unten: „HubSpot-Benutzer existiert“ springt automatisch auf ✓, sobald der Benutzer als Owner sichtbar ist.
04
HubSpot-Profil: Foto, Telefon, Postfach, Kalender
Mitarbeiter · ca. 15 Min
Foto: quadratisch, mind. 600 px, neutraler Hintergrund → an den Admin, der es in HubSpot → Dateien → Ordner „team“ als <mailname>.jpg ablegt (z. B. regina.jpg). Dasselbe Bild als Profilbild: Profilbild oben rechts → Profil & Einstellungen → Allgemein → Profil → Bild hochladen, Telefon = Sipgate-Mobilnummer.
Persönliches Postfach: Profil & Einstellungen → Allgemein → E-Mail → „E-Mail-Konto verknüpfen“ → Google → eigene Adresse → Protokollierung und Tracking einschalten. ⚠ Nur die eigene Adresse — Gruppen (info@ …) sind bereits als Team-Postfächer angebunden, niemals eine Gruppe persönlich verknüpfen.
Google-Kalender: Profil & Einstellungen → Allgemein → Kalender → „Kalender verbinden“ → Google → bestätigen. Ab jetzt sperrt HubSpot belegte Zeiten in der Terminbuchung und trägt gebuchte Termine ein.
Einmalig fürs Konto (Admin, falls noch nicht geschehen): Marketplace → App „Google Meet“ verbinden.
HubSpot → Sales → Meetings → Meeting-Link erstellen → „Einzelperson“ → Name „Telefonat 15 Min“ → Dauer 15 Min → Ort: Telefon (Formularfeld Telefonnummer = Pflicht) → Verfügbarkeit (z. B. Mo–Fr 9–17 Uhr, Puffer 15 Min) → Bestätigungs-E-Mail: Text aus der Vorlage (unten) → Speichern → Link kopieren.
Zweiter Link: „Online-Präsentation 30 Min“ → Dauer 30 Min → Ort/Videokonferenz: Google Meet → gleiche Verfügbarkeit → Speichern → Link kopieren.
Beide Links unten unter „Meine Daten“ eintragen → sie erscheinen sofort auf der Termin-Auswahlseite vereine.fksportwerk.de/termin?abs=<Kürzel>, in der Signatur und in allen Kunden-Mails.
Vorlage Bestätigungstext für beide Meeting-Links (Reiter „Automatisierung“)
Betreff: Ihr Termin mit FK Sportwerk ist bestätigt – ,
Guten Tag ,
vielen Dank — unser Termin steht: um ().
Telefonat: Ich rufe Sie unter Ihrer angegebenen Nummer an. Online-Präsentation: Der Google-Meet-Link steht in der Kalendereinladung — ein Klick genügt, keine Installation nötig.
Thema: die neue Spielstandanzeige beim und die Werbefläche, die zu passt. Die Tafel vorab:
Sollte etwas dazwischenkommen, verschieben Sie den Termin über den Link in der Einladung oder schreiben mir kurz per WhatsApp.
Sportliche Grüße
· Projektleitung · FK Sportwerk · Mobil
Die HubSpot-eigene Erinnerung am Vortag im Meeting-Link ausschalten — die gestaltete Erinnerung kommt automatisch per Workflow.
06
E-Mail-Signatur im HubSpot-Profil
Mitarbeiter · ca. 3 Min
Unten in der Karte „Meine Signatur“ auf „Signatur markieren & kopieren“ klicken (alternativ in den gestrichelten Kasten klicken, ⌘A, ⌘C).
Kommt nur Text an (ohne Foto/Logo): „HTML anzeigen“ → Code kopieren → im Signatur-Editor auf „</> HTML“ umschalten → einfügen → Speichern.
Testmail an die eigene Adresse senden (Kontakt öffnen → E-Mail) und prüfen: Foto, Mobil, WhatsApp, Termin-Link, Logo. HubSpot hängt die Signatur ab jetzt automatisch unter jede 1:1-Mail (auch Sequenzen).
07
Apps auf dem Smartphone
Mitarbeiter · ca. 10 Min
HubSpot (Kontakte, Anrufe protokollieren, Aufgaben, Posteingang) — Login mit Google.
sipgate (Telefonie über die Mobilnummer) — siehe Schritt 02.
Google Workspace: Gmail, Kalender, Drive — Konto hinzufügen.
WhatsApp Business folgt zentral über die Firmennummer (Meta-Setup) — bis dahin läuft WhatsApp über die Sipgate-Mobilnummer (Link in Signatur/Mails).
Für den, der das Onboarding begleitet (i. d. R. Admin). Neuen Mitarbeiter anlegen = Mitarbeiter-Objekt mit Start-PIN; danach gibt es Zugang zu dieser Seite, zur Buchungsseite (CRM-Modus) und zum Projektsetup.
Alle Mitarbeiter — Stand
Kürzel
Name
Rolle
Fortschritt
Abgeschlossen
Begleiter-Checkliste (Reihenfolge): 01 Google-Konto + Gruppen → 02 Sipgate-Nutzer + Nummer → 03 HubSpot-Benutzer (Seat) → hier Mitarbeiter anlegen (Start-PIN) → Zugangsdaten übergeben → Mitarbeiter arbeitet 04–09 selbst durch → Begleiter prüft Testlauf (09) und Fortschritt hier.
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